Gute Manieren im Job
E-Mail Knigge
Manchmal ist es nicht so einfach, in der elektronischen Geschäftskorrespondenz den richtigen Ton zu treffen. Einige Tipps sorgen dafür, dass Ihre Mails beim Empfänger einen guten Eindruck hinterlassen.Es gibt ein paar ungeschriebene Regeln, die Sie beachten sollten, wenn Sie geschäftliche Mails schreiben. Sonst kann es leicht passieren, dass der Empfänger etwas in den falschen Hals bekommt. Und bei einem wichtigen Kunden ins Fettnäpfchen treten - das will niemand.
- Verwenden Sie immer eine aussagefähige Betreff-Zeile. Ein „Hallo“ oder „Anfrage“ dient nicht gerade dazu, auf eine E-Mail aufmerksam und neugierig zu machen. Sie könnte in der E-Mail-Flut leicht untergehen. Außerdem weiß der Empfänger nicht, um was es geht und könnte, wenn er den Absender nicht kennt, die Mail erst einmal links liegen lassen.
- Selbstverständlich sollten Sie immer höflich formuliern. Ob E-Mail oder klassischer Brief – ein Geschäftskontakt ist etwas Formelles. Deshalb ist es ratsam, sich trotz der im weltweiten Netz herrschenden Lockerheit nicht zu einem allzu legeren Umgangston hinreißen zu lassen. Antworten Sie auf eine Mail, dann schreiben Sie etwa im gleichen Stil zurück. Lautet zum Beispiel die Anrede „Sehr geehrter...“, so antworte nicht mit „Hi“.
- Verwenden Sie die üblichen Höflichkeitsfloskeln. "Bitte, Danke, ich möchte" sollten ebensolche Selbstverständlichkeiten sein, wie die persönliche Anrede und einen Gruß zum Ende der E-Mail.
- In der Kürze liegt die Würze: Zitieren Sie nur die für das Verständnis relevanten Passagen aus der Mail, auf die Sie antworten. Diese Zitate sollen deutlich kenntlich sein.
- Antworten Sie schnell. Wer eine E-Mail schickt, erwartet relativ bald eine Antwort. Sonst hätte er auch den Postweg wählen können. Es ist höflich, sich innerhalb des gleichen Tags, spätestens aber am darauffolgenden zu melden. Sollte die Bearbeitung der Mail länger dauern, sollten Sie zumindest so freundlich sein und einen kurzen Zwischenstand durchgeben und ankündigen, dass sich die Sache verzögert. Bei längerer Abwesenheit richten Sie eine „Out of office – Reply“ ein.
- BRÜLLEN SIE NICHT. Nur Großbuchstaben zu verwenden, gilt im Internet als Schreien. Außerdem liest es sich am Bildschirm sehr schlecht. Um Passagen in der Mail deutlich hervorzuheben, können Sie zum Beispiel die Möglichkeiten des Editors verwenden, wenn Sie Ihre Mails im HTML-Format verfassen. Bei reinen Text-Mails verwenden Sie zum Auszeichnen besser *Sternchen*.
- Achten Sie auf die Rechtschreibung. Es gibt Leute, die in Mails gerne die Groß- und Kleinschreibung von Wörtern ignorieren und generell alles klein schreiben. Sie finden das „dem schnellen Medium angemessen". In geschäftlichen E-Mails macht sich aber allemal besser, sich an die geltenden Rechtschreibregeln zu halten. Sonst entsteht schnell der Eindruck der Schlampigkeit.
- Ein Ausrufezeichen ist genug. Viele Ausrufezeichen wirken aggressiv. Noch besser ist ein Punkt, um einen Satz zu beenden. Und bei Fragen genügt ein einziges Fragezeichen...
